“Il cambiamento è il processo col quale il futuro invade le nostre vite.” Alvin Troffler
È arrivato il momento di liberarti decisamente di archivi e stampe massive, l’opportunità di collegare tutti i pezzi in un solo puzzle dentro della tua azienda. Oltre ad essere uno standard di conformità obbligatorio, implementare la fatturazione elettronica è un vantaggio che genera risparmi, tempo e profitti.
L’Italia ha avviato le procedure che permetteranno di implementare la fatturazione elettronica, è il secondo Paese ad introdurre l’obbligatorietà tra tutti gli Stati membri dell’UE.
Dal 1° gennaio 2017, grazie al D.Lgs. 127/2015, la fatturazione elettronica è diventata facoltativa per le transazioni tra privati e la legge di bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica per le cessionni di beni e per le prestazioni di servizi fra operatori privati con decorrenza dal 1° gennaio 2019.
Questa nuova procedura si basa sul sistema di regolamento attualmente utilizzato in alcuni paesi dell’America Latina. Secondo questo sistema, le fatture vengono inviate a una piattaforma governativa online per la registrazione prima di valutare le considerazioni fiscali.
In Italia, tutte le fatture devono avere il formato XML definito e contenere informazioni specifiche.
La fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per B2B e B2C tra gli operatori italiani. Per quanto riguarda B2G, le fatture dovranno essere in formato FatturaPA e saranno trasmesse tramite il Sistema di interscambio.
L’obbligo non riguarda le transazioni relative a soggetti non residenti o stabiliti in Italia, anche se tali soggetti sono registrati esclusivamente ai fini IVA e quando non viene emessa una fattura, come nel commercio al dettaglio o online, a meno che il cliente non ne faccia richiesta. In tali casi, la fatturazione elettronica diventa obbligatoria e l’obbligo si applica anche alle fatture ai privati che hanno diritto a ricevere fatture cartacee, a meno che non rinuncino espressamente a tale diritto.
A seconda delle dimensioni della tua azienda e della disponibilità di risorse umane e finanziarie, l’implementazione della fatturazione elettronica può richiedere più o meno tempo ed una esecuzione accurata.
Quel che è certo è che questo cambiamento legale nella pratica commerciale deve essere affrontato dalle singole aziende per evitare che i loro sistemi di fatturazione divengano fuori passo con i loro colleghi e con la normativa fiscale italiana e possano incorrere in sanzioni dopo il 1 ° gennaio 2019.
Ora che le autorità sapranno tutto di te, è probabilmente un buon momento per pensare se stai facendo le cose correttamente. Questa fase consiste in una revisione di tutti i processi finanziari per assicurarti che i tuoi rapporti in tempo reale non attirino domande (e sanzioni) da parte delle autorità fiscali.
L’introduzione della fattura elettronica avrà un impatto significativo sulla gestione quotidiana e sull’organizzazione delle società; le aziende dovrebbero essere consapevoli della necessità di rivedere le proprie attività amministrative e di controllo connesse alla fatturazione. Stabilire le capacità e le eventuali modifiche da apportare per contribuire a prevenire gravi interruzioni nel passaggio alla fatturazione elettronica.
Aspetti da considerare per la implementazione della fatturazione elettronica:
- Configurazione ERP (pianificazione delle risorse d’impresa) o Gestionale
- Interfaccia / integrazione con SDI
- Contabilità e procedure di pagamento
- Registrazione automatica delle fatture elettroniche
- Divisione della numerazione sequenziale (fatture elettroniche e altre fatture)
- Libro mastro IVA parziale
- Archiviazione elettronica o cosiddetta E-archiviazione.
Inoltre, è consigliabile un controllo di integrità dell’IVA completo, sfruttando anche gli strumenti di analisi IVA per eseguire in anticipo i controlli, che le autorità fiscali avranno la possibilità di eseguire sui dati a loro forniti, attraverso la SDI.
Già dal 2018 la nuova Legge di Bilancio ha esteso l’obbligo di fatturazione elettronica al B2B, vedi la linea del tempo:
Principali date della Fatturazione elettronica:
Il 9 aprile è arrivata la pubblicazione del decreto di autorizzazione UE alla fatturazione elettronica obbligatoria in Italia.
Dal 1° luglio era in programma lo scatto dell’obbligo fattura elettronica carburante, previsto per rivenditori di carburante per autorizzazioni che effettuano cessioni nei confronti dei titotali di partita IVA, ma l’avvio della prasi è stata rinviata al 1° gennaio 2019.
Dal 1° settembre scatta per la prima volta in Italia l’obbligo di emissione fattura elettronica tra privati in ambito tax free shopping. Questa fatturazione avviene nei confronti di viaggiatori residenti fuori dell’EU per transazioni al di sopra dei 155 euro e dà la possibilità al viaggiatore di recuperare fatture di viaggio con il numero di passaporto.
Dal 2019 partirà l’obbligo fattura elettronica tra privati titolari di partita IVA. L’Agenzia delle Entrate ha provveduto ad informare sulle regole tecniche del processo di fatturazione tramite una circolare (n.8) dove ha fornito i primi chiarimenti, lo scorso aprile.
Per chiarezza, quando si dice fattura elettronica tra privati, fattura elettronica B2B, e-fattura B2B o fattura elettronica business to business, si sta parlando in sostanza della stessa cosa.
Stai già utilizzando la fatturazione elettronica nelle tue operazione italiane?
Chi si e chi no nella fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica sarà obbligatoria per molte imprese e partite IVA:
- Residenti
- Stabiliti
- Identificati nel territorio dello stato
Obbligatorio – ma con eccezioni:
- Fatture emesse e ricevute a / da contribuenti non consolidati che non sono registrati IVA, né IVA identificati in Italia (le operazioni transfrontaliere saranno, in ogni caso, soggette a uno specifico report che verrà presentato alle autorità dal fine del mese successivo alla data di emissione o di ricezione della fattura)
- Transazioni per cui viene emessa una fattura doganale
- Contribuenti inclusi forfettari e minimi.
ATTENZIONE: i soggetti esclusi sono esonerati dalla sola EMISSIONE di fatture elettroniche, in sostanza dovranno comunque attrezzarsi per ricevere le fatture elettroniche. L’obbietivo è che molto rapidamente anche i soggetti esclusi aderiscano alla fatturazione elettronica B2B e B2C che presto diventerà uno standard.
Perché è così tanto importante la fatturazione elettronica tra privati per lo Stato?
In questo modo grazie alla dematerializzazione della fattura si avrà la possibilità di:
- Ridurre l’evasione fiscale: eliminando la possibilità di emettere fatture false, mancata registrazione o registrazioni fraudolenti con importi diversi rispetto all’effetiva transazione.
- Agevolare la semplificazione fiscale
- Predisporre dichiarazioni annuali, certificazioni uniche e modelli precompilati e certificati dall’Agenzia delle Entrate.
Inoltre, l’uso di una soluzione elettronica nell’ambiente B2B favorisce i processi interni delle aziende e offre loro grandi vantaggi operativi.
Quali sono i vantaggi per la tua azienda:
- Gestione agile di tutte le transazioni e documenti relativi alla fatturazione elettronica dal proprio ERP aziendale (sistema di gestione interno).
- Miglioramenti in termini di redditività e produttività, poiché lo scambio elettronico garantisce la tracciabilità delle operazioni, che influenza positivamente i termini di pagamento.
- Semplificazione delle procedure e aumento dei risparmi economici. Secondo AGID, l’adozione di un sistema elettronico genera un risparmio di circa € 17 per fattura.
Un processo di cambiamento organizzativo prende le mosse da alcune spinte, intese come forze che diventano fattori motivanti per la trasformazione strategica dell’organizzazione di una azienda, dunque i processi trasformativi per fare in questo caso, un passo verso l’evoluzione.